Nhân viên Business Analyst có vai trò chủ yếu là làm cầu nối giữa các công ty với bộ phận công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, Business Analyst còn có khá nhiều công việc và nhiệm vụ quan trọng mà nhiều người chưa hiểu rõ. Hãy cùng nv.com.vn tìm hiểu về các công việc cũng như vai trò của một nhân viên Business Analyst.
Mục lục
1. Định nghĩa về Business Analyst
Theo định nghĩa của IIBA (International Institute of Business Analysis), Viện Phân tích Nghiệp vụ Quốc tế thì Business Analyst là “Người tạo điều kiện cho sự thay đổi trong công ty, bằng cách xác định các nhu cầu và đề xuất những giải pháp mang lại giá trị cho các bộ phận liên quan”.
Những khái niệm liên quan đến Business Analyst gồm có:
- Cho phép sự thay đổi: Đây là vai trò vô cùng quan trọng của các nhân viên Business Analyst. Giúp doanh nghiệp trong những vấn đề thay đổi liên quan đến hệ thống mới, công nghệ mới, cải tiến hệ thống hay quy trình.
- Xác định các nhu cầu: Chẳng hạn khi một ai đó đưa ra các nhu cầu, Business Analyst sẽ chịu trách nhiệm xác định các nhu cầu một cách chi tiết, sau đó sắp xếp và giải quyết những nhu cầu đó.
- Đề xuất những giải pháp: Những giải pháp có thể là: chính sách, quy trình, hệ thống và đào tạo.
- Cung cấp những giá trị cho các bên liên quan: Bất cứ bộ phận làm việc nào có liên quan tới vị trí Business Analyst từ Quản lý, khách hàng, các doanh nghiệp đối tác, cơ quan quản lý, các bộ phận khác,… Do đó, cần chú ý đến việc cung cấp giá trị cho những bộ phận liên quan.
Xem thêm: Nhân viên bán hàng là gì? Những yêu cầu cơ bản cần có của một nhân viên bán hàng
2. Những công việc của nhân viên Business Analyst
Business Requirement Analyst
Công việc đầu tiên của Business Analyst chính là Business Requirement Analyst. Người phụ trách vai trò này thường sẽ là người đưa ra những giải pháp ngay tại thời điểm ban đầu làm việc với các khách hàng. Giải pháp ở đây rất phong phú, có thể là: điều chỉnh quy trình nghiệp vụ, thay đổi chính sách của công ty hay training cho nhân viên. Sau đó đề xuất áp dụng các hệ thống, phần mềm hoặc một giải pháp công nghệ. Hay áp dụng nhiều phương án với nhau để giải quyết bài toán mà công ty đang gặp phải.
Người giữ vai trò này thường là các Senior Business Analyst, Project Manager hay Principle Business Analyst. Vai trò này thường xuyên xuất hiện nhất ở giai đoạn Pre-Sales. Thường thì các Business Analyst giàu kinh nghiệm hay những PM sẽ tham gia vào quá trình này. Họ sẽ tiếp nhận vấn đề và yêu cầu ban đầu của công ty. Sau đó, phân tích một bức tranh toàn cảnh và đưa ra phương án giải quyết thích hợp nhất.
System Analyst
Vai trò System Analyst thường là dành cho những người làm kỹ thuật. Họ rất am hiểu và có nhiều kinh nghiệm về hệ thống. System Analyst thường là những chuyên gia về một một phương pháp kỹ thuật hay khái niệm kỹ thuật phức tạp nào đó. Họ thường tham gia vào những dự án có kỹ thuật khá phức tạp. Thường có một vài dự án liên quan đến đưa hệ thống lên mây, migrate data hay tích hợp hệ thống sẽ cần sự tham gia của System Analyst. Các System Analyst sẽ phân tích các hệ thống hiện tại, xem xét những yêu cầu và thiết kế một kiến trúc hệ thống mới dựa vào những thứ đã có.
Business System Analyst
Đây là vai trò quan trọng và nổi trội nhất của nhân viên Business Analyst. Theo trình tự thời gian của dự án, một người có vai trò Business System Analyst sẽ đảm nhận những nhiệm vụ chính sau:
- Khai thác thông tin: Các Business System Anlyst có nhiệm vụ khai thác thông tin từ các Stakeholders về yêu cầu và chức năng của dự án. Có thể thông qua phỏng vấn trực tiếp, email hay demo hệ thống.
- Làm tài liệu: Đây là một trong các công việc và kỹ năng vô cùng quan trọng của Business Analyst. Document thì có vô số loại, mỗi loại lại dành riêng cho một Stakeholder khác nhau.
- Truyền đạt thông tin: Business Analyst phải bảo đảm được toàn bộ Stakeholders đã hiểu đúng vấn đề. Mà một dự án thì có vô số vấn đề, và có rất là nhiều thông tin cần phải truyền tải. Business Analyst cần có kỹ năng ăn nói tốt, giải quyết vấn đề và giải quyết mâu thuẫn thì thông tin trong dự án mới được truyền đi một cách nhất quán và mượt mà.
- Suy nghĩ giải pháp: Vấn đề thì sẽ có vấn đề nhỏ, vấn đề lớn. Từ khâu làm việc với khách hàng đến khâu làm việc nội bộ.
Functional Analyst
Functional Analyst cũng tương tự như Business System Analyst. Nhưng thay vì phát triển một giải pháp mới từ hư vô (build from scratch), người làm Functional Analyst sẽ dựa trên một platform hay sản phẩm sẵn có. Từ đó customize hay configure sao cho sản phẩm đó mapping được với những yêu cầu của khách hàng. Giúp giải quyết các bài toán mà công ty đang gặp phải.
Agile Analyst
Người giữ vai trò Agile Analyst sẽ có nhiệm vụ bảo đảm truyền đạt thông tin một cách kịp thời, chính xác và thích hợp với những đối tượng Stakeholder. Bên cạnh đó, Agile Analyst là nhiệm vụ không thể thiếu trong các dự án triển khai theo phương pháp Agile.
Service Request Analyst
Thông thường các nhân viên Business Analyst sẽ thực hiện nhiệm vụ này ở giai đoạn triển khai các giải pháp cho khách hàng. Người giữ vai trò Service Request Analyst sẽ có trách nhiệm training cho các end-users, xử lý khi gặp lỗi nếu có, thực hiện những buổi User Acceptance Test (UAT) và có thể tiếp nhận các yêu cầu tính năng mới từ khách hàng.
Xem thêm: Trợ giảng tiếng anh là gì? Kinh nghiệm cho sinh viên
3. Những kỹ năng cơ bản cần có của một Business analyst
Kỹ năng giao tiếp
Các nhân viên Business Analyst cần phải giao tiếp rõ ràng những chi tiết như yêu cầu của dự án, kết quả test và các thay đổi yêu cầu. Đây chính là những yếu tố vô cùng quan trọng quyết định thành công của một dự án. Bên cạnh đó, khả năng sử dụng văn bản để giao tiếp và kỹ năng ngoại ngữ cũng là những kỹ năng cần thiết của một Business Analyst.
Kỹ năng công nghệ
Để xác định được những giải pháp kinh doanh, một Business Analyst cần biết những gì đang được dùng trong các ứng dụng công nghệ, các kết quả có thể đạt được thông qua ứng dụng các công nghệ mới và những platform hiện tại. Design hệ thống kinh doanh và testing phần mềm cũng là những kỹ năng phân tích kỹ thuật quan trọng.
Kỹ năng phân tích
Muốn làm một nhân viên Business Analyst tốt thì nên có những kỹ năng phân tích để hiểu đúng nhu cầu kinh doanh của khách hàng và truyền đạt chính xác vào những sản phẩm. Bên cạnh đó, công việc của Business Analyst thỉnh thoảng phải phân tích tài liệu, số liệu, những kết quả khảo sát với người dùng và quy trình làm việc nhằm xác định quá trình xử lý và khắc phục vấn đề kinh doanh. Kỹ năng phân tích mạnh chính là một lợi thế của một Business Analyst thành công.
Kỹ năng xử lý vấn đề
Ngành IT luôn có sự thay đổi vô cùng nhanh chóng. Công việc của các nhân viên Business Analyst cũng thường xuyên thay đổi. Khi những chuyên gia đang phát triển những giải pháp kinh doanh của khách hàng, không có gì là chắc chắn rằng những cái đó sẽ được sử dụng. Vì vậy, việc tìm ra cách để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hoàn thành dự án một cách thành công là một trong số những điều quan trọng của một Business Analyst.
Kỹ năng ra quyết định
Đây là một trong kỹ năng quan trọng khác của một nhân viên Business Analyst. Một Business Analyst cần có khả năng tiếp nhận đầu vào từ những bên liên quan, đánh giá tình hình và chọn một ra hướng xử lý phù hợp với tình hình các bên.
Kỹ năng quản lý
Một kỹ năng khác mà một nhân viên Business Analyst cần có chính là khả năng quản lý dự án. Lập kế hoạch phạm vi dự án, xử lý yêu cầu thay đổi, dự báo ngân sách, chỉ đạo nhân viên… là một số trong các kỹ năng quản lý mà một Business Analyst nên có.
Kỹ năng thuyết phục và đàm phán
Khi đấu thầu cho những dự án của khách hàng, kỹ năng đàm phán của một Business Analyst phải được sử dụng thường xuyên để đạt được kết quả có lợi cho doanh nghiệp và một giải pháp phù hợp cho khách hàng. Để duy trì những mối quan hệ tốt giữa các team bao gồm kỹ thuật hoặc kinh doanh và với những đối tác bên ngoài đòi hỏi một Business Analyst phải có những kỹ năng thuyết phục và đàm phán mạnh mẽ.
Lời kết
Nhân viên Business Analyst có thể là một ngành nghề còn khá mới mẻ và xa lạ đối với những bạn trẻ không học ngành công nghệ thông tin. Hy vọng với những thông tin trên đây có thể giúp cho mọi người hiểu rõ hơn về định nghĩa, công việc cũng như vai trò của một nhân viên Business Analyst.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: topdev.vn, itguru.vn, tguru.vn)