Nhân viên lễ tân là một công việc khá phổ biến hiện nay. Với những yêu cầu không quá khắt khe về kinh nghiệm, công việc này khá phù hợp với những bạn sinh viên mới ra trường và mong muốn tìm những công việc văn phòng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết nhân viên lễ tân cần phải làm gì và nên có những kỹ năng cơ bản nào. Hãy cùng nv.com.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Mục lục
1. Thế nào là nhân viên lễ tân?
Nhân viên lễ tân có thể được xem như là bộ mặt của công ty. Đây là những người đầu tiên tiếp xúc và đón tiếp khách hàng khi họ đến công ty. Sự thể hiện của họ sẽ là một trong số các tiêu chí quan trọng giúp đánh giá hình ảnh và chất lượng dịch vụ của công ty. Ngoài việc hỗ trợ cho khách hàng check in, check out thì lễ tân còn làm các công việc liên quan đến nhân sự và hành chính văn thư. Đây là một trong số các vị trí quan trọng thuộc bộ phận FO (front office). Khi đến các công ty bạn sẽ thường thấy vị trí bàn lễ tân luôn ở chính giữa, gần với cửa vào.
Xem thêm: Nhân viên bán hàng là gì? Những yêu cầu cơ bản cần có của một nhân viên bán hàng
2. Những công việc của một nhân viên lễ tân
Đối với mỗi công ty khác nhau, công việc và yêu cầu cụ thể đối với nhân viên lễ tân cũng không giống nhau. Nhưng nhìn chung họ vẫn cần phải bảo đảm hoàn thành những nhiệm vụ như:
- Chào hỏi và đón tiếp đối tác, khách hàng, giải đáp trực tiêp thắc mắc của khách hay thông qua điện thoại.
- Lễ tân nhà hàng hay tòa nhà có nhiệm vụ hướng dẫn cho khách số hàng, vị trí của thang máy,…
- Lưu trữ hồ sơ, thông tin của đối tác và khách hàng.
- Tiếp nhận và xử lý những cuộc gọi của khách hàng.
- Giữ gìn khu vực lễ tân sạch sẽ, tuân thủ những quy định và quy tắc của công ty.
- Phụ trách an toàn của văn phòng bằng cách tuân thủ theo những quy trình an toàn và kiểm tra người ra/vào thông qua bàn lễ tân (phát hành thẻ thông hành cho khách, theo dõi sổ nhật ký).
- Đặt đồ dùng văn phòng phẩm, theo dõi lượng hàng tồn kho.
- Phối hợp với những bộ phận khác để thực hiện và xử lý những công việc chung.
3. Những kỹ năng cơ bản cần có của một nhân viên lễ tân
Chăm chút cho vẻ ngoài, tạo ấn tượng cho đối tác, khách hàng ở lần gặp đầu tiên
Ấn tượng ở lần gặp đầu tiên luôn luôn là ấn tượng khó phai. Và đối với một nhân viên lễ tân thì ấn tượng đầu tiên vô cùng quan trọng. Nụ cười là điều không thể thiếu trên môi mỗi nhân viên lễ tân tạo cho đối tác, khách hàng sự thân thiện; tác phong nhẹ nhàng, trang phục gọn gàng nhằm để lại nét duyên dáng và những ấn tượng khó phai cho khách hàng.
Hiểu rõ về công việc của mình
Nhân viên lễ tân sẽ là người hiểu rất rõ về các nghiệp vụ lễ tân, các dịch vụ, sản phẩm của công ty vì họ là người trực tiếp tư vấn cho khách hàng. Không hiểu rõ về công việc sẽ dẫn đến gửi những thông tin sai lệch cho khách hàng, làm mất lòng tin của khách hàng và gây ảnh hưởng cho công ty. Do đó, nhân viên lễ tân cần hiểu rõ về công việc của mình và cố gắng trau dồi những kiến thức cần thiết.
Thái độ làm việc tích cực
Nếu như chỉ nhìn qua tác phong gọn gàng, nụ cười thân thiện, thì sẽ rất khó có thể đánh giá được một lễ tân hoàn hảo. Nếu như đối với những vị trí như nhóm trưởng, quản lý,…. kỹ năng là điều quan trọng thì đối với một nhân viên lễ tân thái độ làm việc lại quan trọng hơn nhiều. Sẽ khó có khách hàng nào có thể hào hứng với cách nói chuyện không niềm nở và thiếu tự tin. Lễ tân cần linh hoạt trong cách xử lý các tình huống cho những vấn đề phát sinh, luôn luôn đặt khách hàng lên hàng đầu, thái độ bình tĩnh, kiên nhẫn để có thể làm hài lòng khách hàng.
4. Một vài vị trí làm việc của nhân viên lễ tân
Lễ tân khách sạn
Vị trí lễ tân khách sạn được khá nhiều bạn trẻ, đặc biệt là những bạn sinh viên mới ra trường yêu thích. Đây là công việc vô cùng đáng mơ ước khi mà ngành dịch vụ đang ngày càng phát triển mạnh mẽ. Lễ tân khách sạn sẽ thực hiện những công việc liên quan đến check in/ check out cho khách. Bên cạnh đó giải quyết những vấn đề trong quá trình khách lưu trú, ví dụ như: tư vấn các dịch vụ đi kèm; giải đáp thắc mắc; xử lý các phàn nàn về sản phẩm và dịch vụ nếu có.
Lễ tân nhà hàng
Công việc của lễ tân nhà hàng chủ yếu sẽ là quản lý đặt bàn. Nhân viên lễ tân tại những nhà hàng sẽ là người chịu trách nhiệm chính nhận thông tin đặt bàn của khách. Thông tin có thể là đặt trực tiếp hoặc qua điện thoại. Công việc này đòi hỏi bạn cần phải nắm rõ thông tin về số lượng khách hàng để khách không phải chờ lâu. Ngoài ra, bạn phải báo cáo tình hình cho cấp trên nếu như hết ca.
Lễ tân văn phòng
Lễ tân văn phòng sẽ chuyên phụ trách những hoạt động hành chính văn thư như tiếp giao nhận giấy tờ, đón khách, tiếp nhận cuộc gọi… Công việc này là vị trí quan trọng giúp bảo đảm sự hoạt động trơn tru của những phòng ban trong doanh nghiệp.
Lễ tân phòng khám
Nếu như bạn đang quan tâm đến công việc lễ tân phòng khám, hãy bảo đảm rằng bạn đảm đương được những công việc như: xếp lịch khám chữa bệnh cho khách hàng; đón tiếp khách hàng; theo dõi hồ sơ khám chữa bệnh và thông báo cho khách hàng lịch kiểm tra tiếp theo khi cần; hỗ trợ các công tác hành chính khác ở phòng khám…
Lễ tân Spa – Thẩm mỹ viện
Là một nhân viên lễ tân spa – thẩm mỹ viện bạn sẽ vẫn thực hiện những công việc cơ bản của một nhân viên lễ tân. Bên cạnh đó, bạn sẽ phải giới thiệu và tư vấn những gói sản phẩm dịch vụ làm đẹp tới khách hàng. Hơn nữa, bạn còn phải đón tiếp khách hàng, đặt lịch hẹn, giải quyết những yêu cầu của khách hàng và những vấn đề phát sinh khác.
5. Những điểm cần lưu ý khi tiếp xúc với khách hàng
Nghệ thuật mỉm cười
Mang trong mình sứ mệnh tạo nên hình ảnh đẹp cho công ty nên nhân viên lễ tân phải thể hiện sự hiếu khách của mình. Nụ cười chính là tiêu chuẩn mà những lễ tân nên có. Dù là nói chuyện trực tiếp hay qua điện thoại, dù khách hàng đang phàn nàn hay góp ý, dù khách hàng cáu gắt hay vui vẻ, nhân viên lễ tân cũng không thể “đánh rơi” nụ cười trước mặt khách.
Luôn lắng nghe và ghi nhận
Phần lớn khách hàng chọn lễ tân là người đầu tiên để nói về các vấn đề của mình. Đó có thể là thắc mắc, lời khen hay sự phiền lòng thì nhân viên lễ tân cũng không được tỏ thái độ khó chịu mà phải chịu khó lắng nghe, ghi nhận.
Thể hiện sự chuyên nghiệp
Sự chuyên nghiệp của lễ tân được thể hiện qua trang phục, cách giao tiếp, tác phong. Vì thế, nhân viên lễ tân luôn phải gọn gàng và chỉn chu trong mọi khía cạnh.
Linh hoạt xử lý tình huống
Mỗi ngày, lễ tân phải gặp gỡ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, mỗi khách sẽ có tính cách và vấn đề khác nhau. Do đó, lễ tân cần phải có sự nhạy bén để linh hoạt trong việc xử lý tình huống để khách hàng hài lòng với chất lượng phục vụ.
Lời kết
Mỗi công việc đều sẽ có những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm riêng. Và nhân viên lễ tân cũng vậy. Hy vọng với những thông tin trên có thể giúp cho những bạn có mong muốn tìm hiểu về vị trí nhân viên lễ tân và những bạn sinh viên mới ra trường có thêm những kiến thức hữu ích về ngành nghề này. Từ đó, trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng cần thiết để có thể dễ dàng làm việc được ở vị trí này.
Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: chefjob.vn, topcv.vn, 123job.vn)