Điều phối dự án là làm gì? Để các dự án hoàn thiện đúng quy trình với kết quả lý tưởng nhất, các công ty, tổ chức sẽ tuyển dụng vị trí điều phối dự án. Qua nội dung sau đây sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hơn đến độc giả, cùng xem xét thêm nhé.
Mục lục
Điều phối dự án là làm gì?
Project Coordinator là một cụm từ tiếng Anh chỉ nghề nghiệp điều phối viên dự án. Đây chính là là những cá thể sẽ làm việc kết hợp với cá nhân quản lý dự án, điều phối viên dự án chịu nghĩa vụ giám sát các giai đoạn cụ thể của một dự án thêm tiền để tăng trưởng lớn hơn, cùng quản lý dự án (project management). Cá nhân quản lý dự án giám sát tất cả dự án trong lúc ấy điều phối viên dự án nhiều khả năng làm việc lên nhiều khía cạnh của một dự án, tùy thuộc vào bản tính và phạm vi của nó.
Điều phối viên dự án thuộc một phần rất thiết yếu của group tổ chức dự án (OPM) . Những chuyên gia này làm việc dưới một cá nhân quản lý dự án và giúp cam kết các dự án được hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách. Một chỗ làm điều phối viên dự án là điều lý tưởng dành cho một cá nhân thích môi trường thực hiện công việc có nhịp độ nhanh và đầy thách thức. Loại vị trí này liên quan đến đa tác vụ và điều phối nhiều phương diện của một dự án cùng một lúc.
Các công việc chính
- Giúp đỡ công việc cho trưởng ban dự án.
- Xây dựng và áp dụng trình tự khai triển các thủ tục đầu tư tạo ra.
- Lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, xác định nhà thầu về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, lắp đặt, tạo ra, …
- Đề xuất các giải pháp xử lý các vấn đề trong lúc triển khai dự án.
- Tham gia giám sát, kiểm duyệt, kiểm soát chất lượng công trình, tiến độ thi công, nghiệm thu, quyết toán.
- Thẩm định công trình. Đưa ra nhận xét đúng với trạng thái.
- Lập báo cáo định kỳ tháng, quý, năm và nhận xét kết quả hành động.Thu thập và phân tích nội dung từ báo cáo. Lưu giữ báo cáo.
- Báo cáo tiến độ của dự án.
KPI hoạt động
- Tỷ lệ công suất sử dụng (Capacity Utilisation Rate – CUR)
- Chênh lệch so sánh với tiến độ dự án (Project Schedule Variance – PSV)
- Chênh lệch tiền của dự án (Project Cost Variance – PCV)
- Đo lường thành quả thu được (Earned Value Metric)
- Sức mạnh hệ thống đường ống đổi mới (Innovation Pipeline Strength – IPS)
- Lợi tức đầu tư vào đổi mới (Return on Innovation Investment – ROI2)
- Chỉ số chất lượng (Quality Index)
- Chỉ số hiệu quả thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness – OEE)
Yêu cầu hoạt động
- Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên môn Luật, tạo ra, Kiến trúc hay các ngành liên quan.
- Có trải nghiệm tối thiểu 3 năm trong việc điều phối các dự án.
- Có trải nghiệm thực hiện công việc trong công tác thu hồi đất và giải phóng mặt bằng.
- có kinh nghiệm trong lĩnh vực công trình xây dựng và hạ tầng.
- Hiểu biết về Luật và các quy trình thủ tục tạo ra (các thủ tục pháp lý, ISO, HSCCP, …).
- Thành thục các ứng dụng chuyên môn và vi tính văn phòng.
- Trình độ ngoại ngữ khá (ưu tiên tiếng Anh), thành thục là 1 lợi thế.
- Kỹ năng ăn nói tốt, năng lực hoàn thiện vai trò dưới sức ép của hoạt động.
- Là người trung thực, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao.
Những khả năng không thể thiếu để trở thành Điều phối dự án giỏi
Nhân viên điều phối dự án cần có bằng cử nhân về các lĩnh vực như là: kinh doanh, quản lý hoặc tương tự với bằng cử nhân. Bằng thạc sĩ và các chứng chỉ có liên quan khác có thể được ưu tiên. Ngoài ra, các nhà phỏng vấn cũng thường tìm kiếm ứng viên có kinh nghiệm thực hiện công việc khoảng 2 đến 3 năm trong các dự án.
Ngoài ra, vì đặc thù của hoạt động, điều phối viên dự án cần phải là người có thể tổ chức, làm việc hiệu quả và linh động, đa nhiệm. Một vài kỹ năng không thể thiếu được được đánh giá cao bao gồm:
- Kỹ năng ăn nói qua văn bản và lời nói , năng lực tư duy và truyền đạt, thuyết trình đến người tiêu dùng.
- Có khả năng làm việc thành thạo và độc lập; thực hiện công việc group hiệu quả.
- Kỹ năng thực hành công nghệ: thành thạo Microsoft Word, Excel và Outlook.
- Khả năng quản lý các mẫu phân công hoạt động trong tập tin, phiên mã, thành thạo giải quyết các thủ tục hành chủ đạo khác của tổ chức.
- Khả năng thực hiện công việc dưới sự sức ép của hoạt động, quản trị thời gian tốt.
Kỹ năng giải quyết nỗi lo
hầu hết các dự án đều xuất hiện các tình huống nảy sinh ngoài mong muốn. Điều phối viên dự án phải là người có thể Kết hợp với các bên có liên quan tới dự án, dự báo những nguy cơ mà tìm giải pháp trước để phòng hạn chế, đồng thời giải quyết kịp thời khi xảy ra sự cố bất ngờ.
Xem thêm Nhân viên chăm sóc khách hàng và những kỹ năng cơ bản cần có ở vị trí này
Kỹ năng quản lý thời gian
Điều phối dự án là làm gì? Làm mẫu phân công công việc bài bản. Một dự án thành công hay thất bại tùy thuộc cực kì nhiều vào việc nó có đảm bảo chất lượng và đáp ứng thời hạn đúng hay không. Thường thường, các giai đoạn của dự án sẽ còn tác động lẫn nhau, bởi vậy, sản sinh ra mẫu phân công hoạt động điều phối viên dự án sẽ giữ sẽ cho lịch trình chặt chẽ và thời gian phù hợp.
Kỹ năng quản lý ngân sách
Bất kể dự án lớn hay nhỏ cũng tương đối tiêu tốn chi phí, vì thế nên điều phối dự án sẽ cần biết cách phân bổ nguồn lực tối ưu để hoàn thành mục đích.
Yêu cầu nghề nghiệp Project Coordinator
Yêu cầu về bằng cấp
tuy thường không có đòi hỏi bằng cấp cụ thể, tuy nhiên bằng cử nhân của chương trình cử nhân sẽ giúp các ứng viên tìm việc dễ dàng hơn cực kì nhiều. Bằng cấp về truyền thông, tổ chức, quản lý tổ chức hoặc các lĩnh vực cũng giống như khác nhiều năng lực Mang đến các kỹ năng thiết yếu. Hơn thế nữa nhà tuyển người làm việc Search chuyên ngành trong ứng dụng được sử dụng bởi các chuyên gia trong lĩnh vực này. Bạn nhiều năng lực có các chứng chỉ quản lý dự án PMP để dễ dàng ứng tuyển vào vị trí này, các chứng chỉ biểu hiện năng lực trình độ chuyên môn của bạn.
Để thành công trong công dụng điều phối viên dự án, điều cực kì không thể thiếu là phải có những phẩm chất và kỹ năng nhất định sẽ cam kết thành công của bạn. Bởi vì các điều phối viên dự án được dự kiến là đa vai trò, họ nên có kỹ năng tổ chức và ăn nói xuất sắc. Những đặc tính mơ ước khác sẽ gồm có tự khích lệ, uy tín, chu đáo và thích nghi.
Xem thêm Nhân viên kế toán bán hàng và vai trò đối với các công ty
Yêu cầu về kỹ năng & khả năng
Điều phối dự án là làm gì? Để nhiều khả năng đảm nhiệm tính năng của một điều phối viên dự án, chuyên ngành bằng cấp là một chuyện, bạn mong muốn thêm một số kỹ năng và khả năng khác. Một vài kỹ năng chi tiết cần thiết cho dòng chỗ làm này bao gồm:
Truyền thông: Để phát triển và kéo dài lịch trình, điều phối viên dự án cần nhận thức được những thách thức hoặc trở ngại mà các thành viên trong nhóm nhiều năng lực vướng phải, và các thành viên trong group luôn phải nhận thức được những kỳ vọng của điều phối viên dự án.
Qua bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin về điều phối dự án là làm gì? Điều phối dự án cần kinh nghiệm gì?. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành nhiều thời gian để xem qua bài viết này nhé.
Lộc Đạt – tổng hợp
Tham khảo ( talent.vn, vn.joboko.com, … )