Nhân viên kế toán bán hàng và vai trò đối với các công ty

Kế toán bán hàng là một trong các bộ phận của phòng kế toán. Vậy các nhân viên kế toán bán hàng sẽ phải làm những công việc gì? Vai trò của kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp là gì? Hãy cùng nv.com.vn tìm hiểu về công việc của các nhân viên kế toán bán hàng qua bài viết dưới đây.

1. Nhân viên kế toán bán hàng là gì?

Mặc dù công việc của kế toán bán hàng và các thu ngân trực quầy tại các cửa hàng có đôi phần giống nhau tuy nhiên vị trí và tính chất của các nhân viên kế toán bán hàng sẽ phức tạp hơn rất nhiều.

Kế toán bán hàng có tên tên tiếng anh là “Sales Accountant” là những người có nhiệm vụ ghi chép và quản lý tất cả các công việc liên quan đến mảng bán hàng, từ ghi sổ thành phẩm xuất, chi tiết hàng hóa, thống kê doanh thu đến ghi sổ các hóa đơn bán hàng, thuế GTGT… của công ty. Bên cạnh đó, nhân viên kế toán bán hàng còn thực hiện những công việc như bán hàng, tư vấn sản phẩm và quản lý khách hàng.

Xem thêm: Nhân viên bán hàng là gì? Những yêu cầu cơ bản cần có của một nhân viên bán hàng

2. Công việc của một nhân viên kế toán bán hàng

• Nhập số liệu mua hàng, bán hàng vào phần mềm kế toán;
• Tổng hợp số liệu mua hàng, bán hàng hàng ngày và báo cáo cho trưởng phòng kế toán;
• Hỗ trợ cho kế toán tổng hợp;
• Đối chiếu, kiểm tra số liệu bán hàng, mua hàng trên phần mềm với công nợ và  số liệu kho;
• Tính chiết khấu cho khách hàng;
• Hỗ trợ cho bộ phận kế toán nếu cần;
• Thực hiện những công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám Đốc;
• Cuối ngày vào bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng và tính tổng giá trị hàng bán ra, thuế GTGT (nếu có) trong ngày;
• Thực hiện đối chiếu với thủ kho về số lượng tồn và xuất vào cuối ngày.

Bên cạnh đó, các công việc khác của một nhân viên kế toán bán hàng cần làm bao gồm:

• Làm hợp đồng, báo giá;
• Làm thẻ VIP cho khách hàng (nếu có);
• Chăm sóc và tư vấn khách hàng;
• Đốc thúc công nợ;
• Cập nhật sản phẩm mới và giá cả;
• Quản lý chứng từ, sổ sách bán hàng của công ty và thông tin khách hàng.

Xem thêm: Kinh nghiệm mở cửa hàng mẹ và bé cho người mới

3. Quy trình kế toán bán hàng trong công ty

Bước 1: Kế toán bán hàng tiếp nhận hợp đồng/đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh hoặc nhân viên bán hàng của công ty.

Bước 2: Trên cơ sở các hợp đồng/đơn đặt hàng, kế toán bán hàng kiểm tra lượng tồn kho của hàng hóa của công ty.

• Nếu như số lượng hàng tồn kho không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng phải thông báo cho bộ phận bán hàng để nhân viên bán hàng (hay phòng kinh doanh) hủy đơn hàng hoặc tư vấn lại cho khách hàng.
• Nếu như số lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho, làm căn cứ để thủ kho xuất hàng. Bên cạnh đó, các nhân viên kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho, hóa đơn và biên bản giao nhận hàng hóa gửi cho nhân viên bán hàng (hay phòng kinh doanh) để giao cho khách hàng.

Bước 3: Kế toán bán hàng hạch toán các nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

4. Vai trò của kế toán bán hàng đối với công ty

Kế toán luôn được xem là một bộ phận quan trọng nhất, đặc biệt là trong thời kỳ thương mại hóa phát triển ngày càng mạnh mẽ. Kế toán được chia thành nhiều vị trí như: kế toán kho, kế toán tiền mặt, kế toán hợp đồng, kế toán công cụ dụng cụ, kế toán sản xuất, kế toán bán hàng… Nếu như nói kế toán sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và quản lý những khoản chi trong quá trình sản xuất thì kế toán bán hàng có vai trò quan trọng ở việc quản lý đầu ra cho thành phẩm của công ty.

Ngoài ra, những số liệu và thông tin mà kế toán bán hàng cung cấp giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình tài chính, doanh thu để có định hướng và kế hoạch phát triển cho hoạt động kinh doanh trong tương lai. Hơn nữa, những số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp còn cho thấy kết quả bán hàng, sự chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng…

5. Trách nhiệm của một nhân viên kế toán bán hàng

Cập nhật hàng hóa, giá cả và quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến bán hàng.

• Thường xuyên cập nhật sản phẩm, giá cả hàng hóa mới vào phần mềm quản trị kế toán. Thông báo sửa đổi đến những bộ phận liên quan.
• Nhập số liệu mua hàng, bán hàng vào phần mềm kế toán, gồm tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT (nếu có), lập bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày.
• Cập nhật đầy đủ hóa đơn bán hàng, gồm hóa đơn bán dịch vụ và hóa đơn bán sản phẩm.
• Theo dõi và cập nhật công việc giao – nhận hóa đơn (có ký nhận trong sổ giao nhận).
• Quản lý các hóa đơn chứng từ và sổ sách có liên quan đến hoạt động bán hàng của công ty như các hóa đơn doanh nghiệp mua hàng hóa; hóa đơn khách hàng mua sản phẩm; hóa đơn xuất – nhập kho;…

Thực hiện nghiệp vụ kế toán bán hàng phát sinh.

• Phối hợp với Thủ kho, Kế toán kho để kiểm tra và nắm rõ giá trị, số lượng của hàng hóa xuất ra cũng như được nhập vào; đối chiếu với số liệu trên phần mềm hệ thống nhằm bảo đảm tính trùng khớp;
• Thực hiện lập và xuất những hóa đơn bán hàng có liên quan theo quy định; ghi nhận doanh số/ doanh thu bán hàng;
• Lập hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT theo quy định. Tính thuế GTGT của các hàng hóa đã bán ra;
• Theo dõi và tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng, gồm có chiết khấu thanh toán (nếu có) và chiết khấu thương mại;
• Phối hợp với kế toán công nợ phải thu và kế toán doanh thu để quản lý tiền hàng, thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ. Thực hiện đốc thúc công nợ của khách hàng và xây dựng kế hoạch thu hồi công nợ;
• Theo dõi chi tiết theo từng lô hàng, khách hàng, quản lý khách nợ, số tiền khách nợ, thời hạn trả nợ và tình hình trả nợ của khách hàng.

Lập hóa đơn bán hàng và báo cáo cho các liên quan.

• Cuối ngày vào bảng kê chi tiết những hóa đơn bán hàng; tính tổng giá trị hàng đã bán được và thuế GTGT (nếu có) trong ngày;
• Cùng với Thủ kho và Kế toán kho tổng hợp số liệu bán – mua hàng trong ngày, đối chiếu số liệu hàng xuất – tồn; lấy đó làm căn cứ để lập các báo cáo liên quan vào cuối ngày;
• Lập báo cáo cho các danh mục hàng hóa bán ra theo kỳ;
• Lập báo cáo công nợ phải thu theo yêu cầu của Trưởng bộ phận/quản lý;
• Định kỳ hàng tháng/ quý/ năm lập các báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn tài chính trong kỳ theo những biểu mẫu sẵn có.

Những công việc khác

• Giao tiếp với khách hàng; giới thiệu và tư vấn hàng hóa cho khách hàng; chăm sóc khách hàng theo như quy định của công ty;
• Làm bảng báo giá các hàng hóa, sản phẩm, soạn thảo các hợp đồng bán hàng hóa, dịch vụ khi được phân công;
• Ghi nhận, cập nhật và quản lý thông tin của khách hàng; sử dụng thông tin của khách hàng để làm những loại thẻ ưu đãi (thẻ VIP) cho khách hàng nếu có.
• Thực hiện những công việc phát sinh khác theo như sự phân công của quản lý.

Lời kết

Trên đây là tổng hợp những thông tin về nhân viên kế toán bán hàng cũng như vai trò của kế toán bán hàng đối với các doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin trên đây có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của một nhân viên kế toán bán hàng.

Dương Cảm – Tổng hợp, Chỉnh sửa

(Nguồn tham khảo: amis.misa.vn, easybooks.vn, hoadondientueiv.com)