Điều phối viên là gì? Điều phối là người sắp xếp, tổ chức và lên kế hoạch công việc một cách trơn tru, thuận lợi. Công việc này đòi hỏi kỹ năng tổ chức và quản lý cao nên chỉ phù hợp với những người có thể multi-task. Hãy cùng tìm hiểu về điều phối viên là gì qua bài viết này nhé!!!
Mục lục
Điều phối viên là gì?
Điều phối là người sắp xếp, tổ chức và lên kế hoạch công việc một cách trơn tru, thuận lợi. Nhân viên điều phối là người có nhiệm vụ lập kế hoạch, hướng dẫn, quản trị, bảo đảm nhân sự chuẩn bị và tiến hành các công việc ở mức tốt nhất.
Là một người điều phối, bạn phải giữ tinh thần khách quan để trong quá trình làm việc không bị những quan điểm cá nhân chi phối. Công việc này đòi hỏi kỹ năng tổ chức và quản lý cao nên chỉ phù hợp với những người có thể multi-task.
Công việc cụ thể của điều phối viên là gì?
Mảng công việc đối ngoại
- Phối hợp với đối tác trong việc xác định rõ mục tiêu công việc, từ đó đưa rõ ra chiến lược ăn khớp nhằm bảo đảm công việc đấy đạt đạt kết quả tốt mà đối tác yêu cầu.
- Phối hợp với điều phối viên bên đối tác trong suốt chặng đường thực hiện việc hoàn thành công việc, tiến hành việc gắn kết giữa đội ngũ giữa hai bên đối tác và doanh nghiệp mình.
- Giữ gìn và tăng trưởng mối tương quan với đối tác, khách hàng và các bên cung ứng.
Mảng công việc đối nội
- Xây dựng kế hoạch nhất định và dự trù tất cả những đòi hỏi cần thiết để khai triển kế hoạch như nhân sự, khoản chi, các kiểu thủ tục, v.v., và gửi lên cấp trên xin ý kiến chỉ đạo và kiểm duyệt.
- Phối hợp với các bộ phận khác trong đơn vị để thực thi các công tác nội bộ.
- Thực hiện công việc với nhân viên trong quá trình phân công vai trò, trình bày công việc và trả lời câu hỏi thắc mắc có liên quan.
- Liên tục theo sát tiến độ công việc, báo cáo lên cấp trên tiến độ và các sai lầm xuất hiện trong suốt chặng đường. Đồng thời, đôn đốc nhân viên thực hiện nhiệm vụ chuẩn chỉnh nhất và nhanh chóng.
- Thực hiện song song cả hai vai trò là chỉ đạo và khai triển công việc.
- Thực hiện công tác điều phối sao cho các bộ phận, cá nhân và các đầu việc phối hợp nhịp nhàng.
Xem thêm Thị trường ngành thiết kế đồ họa thay đổi như thế nào
Kỹ năng không thể thiếu nếu như muốn biến thành nhân viên điều phối giỏi
Kỹ năng xây dựng kế hoạch và quản lý
Kỹ năng xây dựng kế hoạch và quản lý nhân sự triển khai theo đúng kế hoạch là những kỹ năng vô cùng quan trọng đối với một điều phối viên.
Để có thể lên một chiến lược chuẩn chỉnh và quản lý dự án chạy tốt thì bạn không những cần trau dồi kỹ năng lập kế hoạch, mà còn cần óc quan sát, tính năng phân tích nội dung, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và bình tĩnh khi đối mặt với sự cố.
Kỹ năng truyền đạt nội dung
Sau khi đã lên được một chiến lược tốt, bạn phải cần cần có kỹ năng truyền đạt kế hoạch này đến những người trực tiếp thực hiện.
Mọi sự nhập nhằng và thiếu rõ ràng trong truyền đạt thông tin đều có thể dẫn đến những sai lầm rất khó giải quyết về sau. Và khi Việc này cứ lặp lại, nó sẽ ảnh hưởng tới biểu hiện công việc cũng như uy tín cá nhân của bạn.
Kỹ năng quản lý quỹ thời gian
Là một nhân viên điều phối thì bạn sẽ cần phải kiểm soát một danh sách các công việc được làm bởi nhiều bên khác nhau. Bạn cần đảm bảo được sự phối hợp giữa các bên xảy ra trơn tru, đúng thời hạn và hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ trong bất kỳ khâu nào.
Do đó, bạn luôn cần có kỹ năng quản lý thời gian cho công việc của bạn và các công việc của dự án.
Kỹ năng update về công nghệ
Một vị trí có khối lượng công việc lớn như điều phối sẽ trở nên đơn giản hơn nếu như bạn biết cách ứng dụng công nghệ vào đấy.
Vận dụng thuần thục các ứng dụng giao tiếp trực tuyến như Facebook, Zalo, Skype, Google Meet, Zoom,v.v., và các nền tảng xã hội khác sẽ giúp ích cho bạn có thể kết nối với mọi người và kết nối thông tin nhanh nhất và tiện lợi.
Hơn nữa các phần mềm về quản trị, ghi chú cũng sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc đấy.
Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên điều phối trong quá trình làm việc sẽ luôn phải giao tiếp nhiều người với những thân phận, tính cách, chuyên môn khác nhau. Nói một cách bao quát hơn thì công việc trọng điểm của bạn là giao lưu giữa người và người.
Về mặt đối ngoại, bạn sẽ cần giao tiếp với đối tác để có thể thống nhất ý tưởng và hiểu rõ mong muốn của họ, từ đó lên kế hoạch chuẩn chỉnh nhất.
Về mặt đối nội, bạn sẽ luôn cần sự phối hợp, trợ giúp từ rất nhiều phòng ban và các cá nhân không giống nhau.
Kỹ năng thực hiện công việc nhóm
Là một điều phối viên, kỹ năng làm việc nhóm tốt vô cùng quan trọng. Bởi, bạn cần nên có được sự hợp tác của rất phần đông người thì mới có thể hoàn thiện được dự án đang triển khai.
Việc sở hữu kỹ năng làm việc nhóm sẽ cho phép bạn sẽ dễ dàng điều phối công việc thông qua sự cộng tác và hỗ trợ của mọi người.
Xem thêm Kinh nghiệm khi phỏng vấn quan trọng mà ứng viên nên biết
Tạm kết
Bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điều phối viên là gì cực bổ ích. Nếu như trong quá trình xem bài viết có bất cứ thắc mắc nào thì đừng ngại để lại phía bên dưới bài viết một comment để cùng mình giải đáp nhé!!!
Nhật Minh-Tổng hợp và bổ sung
Nguồn tham khảo: (careerbuilder.vn, glints.com, 123job.vn, www.topcv.vn)
