Kỹ năng quản lý công việc là gì? Phân cấp trong quản lý như thế nào?

Kỹ năng quản lý công việc là gì? Quản lý công việc là một hoạt động nhằm sắp đặt nhất định những công việc xảy ra trong hiện tại và tương lai, tạo ra công việc, bố trí nó, bắt đầu theo dõi nó để đạt được kết quả tốt. Hãy cùng tìm hiểu về kỹ năng quản lý công việc qua bài viết này nhé!!

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Hầu hết chúng ta thường tự đáp ứng bản thân mọi người rằng cuộc sống quá khó khăn, bạn phải chấp thuận việc đi làm 8 giờ mỗi ngày và 60 giờ 1 tuần thậm chí kể cả ngày nghỉ.

Bạn phải thức đến 2,3 giờ sáng chỉ để viết báo cáo. Bạn không có đủ thời gian để dành cho gia đình chỉ vì công việc quá tải.

Tuy nhiên bạn có thật sự học hỏi nguyên nhân là do đâu? Do công việc quá nhiều hay do bạn chưa biết cách quản lý công việc hiệu quả? Mỗi chúng ta đều có 24h một ngày như nhau, nhưng vì sao có người lại có thể vừa hoàn thành công việc đúng hạn, vừa có thời gian cho những việc khác? Còn có người lúc nào cũng có công việc chất đống?

Quản lý công việc là một hoạt động nhằm sắp đặt nhất định những công việc xảy ra trong hiện tại và tương lai. Về cơ bản, đó là việc bạn tạo ra công việc, bố trí nó, bắt đầu theo dõi nó, xử lý cho đến khi hoàn thiện một cách có chiến lược và khoa học nhất để tăng năng suất, tăng đạt kết quả tốt và đơn giản hóa các bước.

Phân cấp trong quản lý như thế nào?

Quản lý cao cấp

– Đòi hỏi một nguồn kiến thức rộng rãi về các vai trò và kỹ năng quản trị.
– Có nhận thức tốt về các yếu tố ngoại cảnh có thể liên quan đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là thị trường.
– Các quyết định của các nhà lãnh đạo cao cấp thường mang tính dài hạn.
– Quyết định của các nhà lãnh đạo cao cấp phải dựa trên các công đoạn phân tích, chỉ đạo, các nghiên cứu ảnh hưởng tới nhận thức, hành vi, cấp độ tham gia hoạt động kinh doanh của các nhân viên.
– Có nhiệm vụ với các quyết định mang tính chiến lược.
– Có khả năng vạch ra các chiến lược làm việc đạt kết quả tốt cho công ty.
– Về mặt bản chất, nhà quản lý cao cấp chính là người điều hành cả doanh nghiệp.

Quản lý trung cấp

– Nhà quản lý trung cấp phải có một nguồn kiến thức chuyên ngành về một số vai trò quản lý.
– Có trách nhiệm về việc thực hiện các quyết định của quản trị cấp cao.

Quản lý hạ cấp

– Cấp lãnh đạo này có trách nhiệm bảo đảm các chiến lược và quyết định cúa hai cấp lãnh đạo cao hơn được thực hiện.
– Các quyết định của quản trị cấp này chỉ mang tính thời vụ (ngắn kỳ).

Xem thêm Kỹ năng trong công việc là gì? Rèn luyện kỹ năng thế nào?

Kỹ năng quản lý công việc đạt kết quả tốt bạn phải cần trang bị

Kỹ năng cài đặt, xây dựng kế hoạch công việc

Phần đa số các công việc mà bạn cần tiến hành trong ngày đều ít nhiều có mối liên hệ với nhau và tương tác lẫn nhau. Mỗi ngày, bạn hãy dành ra một ít thời gian để thiết lập kế hoạch công việc cho ngày hôm sau và tuần tới. Việc này sẽ giúp ích cho bạn kiểm soát được số lượng các công việc nhằm đảm bảo được cấp độ hoàn thành tốt nhất.

Cùng với đó, bạn hãy đặt mục tiêu cho từng loại công việc. mục tiêu chính là tấm bản đồ chỉ dẫn bạn đi đến đích nhanh nhất, hiệu quả. Mục đích như một động lực đẩy mạnh con người làm việc hăng say hơn và có kết quả tốt hơn.

Bên cạnh việc lập kế hoạch thì bạn cũng nên phân loại công việc. Công việc nào quan trọng nhất có thể được đặt lên đầu, kế tiếp là những công việc có tầm quan trọng thấp hơn. Đánh dấu lại và đánh giá cấp độ hoàn thiện những công việc dựa trên mục đích đã đặt ra trước đó.

Kỹ năng giới hạn thời gian công việc

Mỗi cá nhân chỉ có 24 tiếng một ngày nhưng có người hoàn thành được hết công việc còn có người luôn bị thiếu thời gian. Đấy là vì sự khác biệt giữa những người có chiến lược làm việc và biết đặt giới hạn thời gian cho công việc với những người không lập kế hoạch công việc cụ thể.

Việc đặt giới hạn thời gian cho mỗi công việc sẽ tạo nên động lực thúc đẩy thực hiện công việc, tránh tình trạng lề mề, trì hoãn thời gian làm việc. Bên cạnh đó, giới hạn thời gian cho công việc còn giúp cho bạn tập trung tối đa, không thực hiện công việc lan man và hoàn thành công việc đúng thời hạn được giao.

Kỹ năng nhắc nhở công việc

Việc phải thực hiện một khối lượng công việc quá lớn, thỉnh thoảng bạn không thể quản trị hết được những công việc mà mình cần phải làm. Đừng giao hết vai trò cho trí nhớ của bạn mà hãy vận dụng các công cụ hỗ trợ nhắc nhở để giúp bạn hoàn thiện công việc hiệu quả hơn, toàn bộ hơn.

Ngoài ra, nếu như bạn thực hiện công việc theo nhóm thì việc vận dụng các công cụ để nhắc việc lại càng quan trọng. Các phần mềm quản trị công việc sẽ giúp ích cho bạn lên kế hoạch được nhất định và nhắc nhở các thành viên trong nhóm khi deadline tới gần.

Xem thêm Điều phối dự án là làm gì? Điều phối dự án cần kinh nghiệm gì?

Kỹ năng phân định công việc khi thực hiện công việc nhóm (teamworks)

Để phân định công việc khi làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn bạn phải cần ghi cụ thể những công việc quan trọng ra bảng phân công và phân việc ăn nhập với khả năng từng thành viên. Hạn chế đừng ôm quá nhiều công việc vào bản thân sẽ vừa khiến bạn mệt mỏi vừa không bảo đảm được tính công bằng.

Mặt khác, khi thực hiện công việc nhóm bạn cũng nên lắng nghe các thành viên khác trong nhóm của mình. Bởi rất có khả năng những ý tưởng từ họ sẽ mang đến cho bạn thêm nhiều trải nghiệm và những kiến thức mới.

Tạm kết

Bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng quản lý công việc cực bổ ích. Nếu như trong quá trình xem bài viết có bất cứ thắc mắc nào thì đừng ngại để lại phía bên dưới bài viết một comment để cùng mình giải đáp nhé!!!

Nhật Minh-Tổng hợp và bổ sung

Nguồn tham khảo: (tanca.io, talentbold.com, weone.vn, dongnamajsc.vn)